Sejarah O & M

Istilah O & M berasal dari Negara Inggris, yakni pada saat dibentuk Organization and Methods Division pada Departemen Keuangan Inggris Kerajaan Inggris (Lord of The Treasury Board) setelah Perang Dunia II.

Setelah PD II semua negara pemenang perang berlomba untuk merehabilitasi Ekonomi dan Keuangannya. Pada saat itulah O & M berperan dengan tugas menemukan segala masalah administrasi, menentukan sebab-sebab masalah dan kemudian dianalisis. Saat itu O & M disebut sebagai “Dokter Administrasi” dengan fungsi:

© Mengadakan prognosis (problems observation)

© Mengadakan diagnosis (problems identification)

© Menentukan sebab-sebab (reasions determination)

© Memberikan terapi dan pengobatan (problems solution)

Istilah-istilah O & M

Di Amerika istilah O & M berbeda-beda Antara lain: Administrative analyst, Management analysis, System & procedure, Management engineering, Efficiency engineering. Di Indonesia sebutan lain dari O & M adalah: Organisasi & tata kerja, Organisasi & efesiensi, Litbang (lemabaga penelitian & pengembangan), Analisa & pengembangan, Biro Organisasi & tata laksana.

Apabila dihubungkan dengan Teori Organisasi fungsi unit O & M merupakan Unit Staff, oleh sebab itu fungsi O & M hanyalah sebagai Fungsi Bantuan. Bantuan yang dimaksud adalah:

- Membantu top manajer dalam merencanakan, menyusun, menyempurnakan, dan menilai pola pokok atau struktur organisasi.

- Membantu top manajer dalam penyempurnaan prosedur kerja, policy, strategy dan taktik.

- Membantu penempatan staff.

- Membantu manajer dalam proses pengambilan keputusan.

- Membantu dalam menyusun buku pedoman kerja yaitu: struktur, arus dokumen, sistem pengolahan surat dalam rangka memelihara koordinasi dan keseragaman kerja.

- Merencanakan pembuatan dan penggunaan formulir dalam rangka standarisasi.

- Membantu top manajer dalam hubungan antar unit, pengawasan pelaksanaan intruksi dan pengawasan kerja.

- Membantu dalam visualisasi dan pembaganan rencana kerja, program dan penjadwalan dll.

O & M sebagai alat Analisis & Survey

Analisis dimaksudkan untuk menyajikan suatu cara pemecahan masalah dan cara pelaksanaan kerja yang praktis dan tepat. Yang melaksanakan hal tersebut disebut Juru Analis O & M.Juru Analis O & M adalah mereka yang tugasnya senantiasa melakukan kegiatan pendekatan terhadap masalah administrative yang dihadapi dengan pemikiran ilmiah, kreatif dan praktis dalam mencari jawaban dari suatu masalah.

Selain berfungsi sebagai kegiatan analisis O & M juga merupakan kegiatan survei, analisis tidak akan mampu dilakukan terlebih dahulu tanpa adanya surveiTahap-tahap dalam survei:

a. Perencanaan pendekatan terhadap masalah yang dihadapi:

- Perumusan tujuan survei.

- Penentuan ruang lingkup.

- Penentuan sasaran.

- Penentuan sampling.

- Persiapan program.

- persiapan pelaksanaan.

b. Pelaksanaan Survei

* Pengumpulan data.

* Pengumpulan fakta:

*Peninjauan langsung.

*Wawancara.

- Diskusi.

- Membagikan survei.

- Riset.

c. Pengolahan

- Pembuatan table, penguraian isi, pembaganan, pembandingan

-Penemuan masalah, cirri, sebab, alternatif, pilih alternatif

d. Penyajian

- Penyerahan laporan

-Pemaparan

e. Penerapan

- Pembinaan hubungan kontinyu

- Penugasan

-Penilaian

RUANG LINGKUP O & M

► Analisis Organisasi (Organizational Analysis)

► Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)

► Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)

► Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)

► Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)

► Kesimpulan akhir (Final Conclusion)

tugas 5 teori organisasi umum

Materi – PENYALAGUNAAN DATA

Soal
1. Sebutkan cara penyusunan warkat yang saudara ketahui
2. Untuk jenis warkat wesel, cek, surat pembelian disusun / ditaruh dengan cara apa ?
3. Apa yang anda ketahui tentang RECORD RETENTION SCHEDULE
4. Apa yang anda ketahui dengan TABULATING

Jawab
1. Beberapa cara penyusunan warkat:
> system penyusunan warkat menurut abjad
> system penyusunan warkat menurut subyek
> system penyusunan warkat menurut waktu
> system penyusunan warkat menurut daerah
> system penyusunan warkat menurut nomor

• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.
• Sistem masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Penyusunan papers berdasarkan abjad ini masih dibagi lagi menjadi beberapa bagian misalnya berdasarkan :
a. Nama orang, nama pendaftar, nama mahasiswa dan sebagainya.
b. Masalah yang akan dibahas, topik yang dibicarakan.

Untuk mempermudah penempatan dan penemuan kembali papers – papers yang bersangkutan maka sebaiknya dalam tempat penyimpanan papers pada awal nama diselipkan huruf abjad yang sesuai dengan nama depan atau huruf depannya misalnya untu setiap pengatian nama atau topik ditulis kedalam lembaran yang menonjol sehingga mudah dlama mencari topik atau nama yang lainya. system penyusunan papers menurut subyek Penyusunan papers menurut subyek ini merupakan modifikasi dari penyusunan papers menurut abjad.

Penyusunan warkat terbagi menjadi 3 tahap, yaitu :

Tahap Awal

* Memilih, mengumpulkan dan menentukan topik.
* Memperdalam wawasan/intelektual berhubungan apa yang akan dikembangkan/diperluas.

Tahap Penulisan

* Dengan Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
* Sistem penomoran merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.
* Dengan mengembangkan makalah untuk dijadikan makalah.
* Dengan Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan, yaitu kapan pembelian itu dikeluarkan.
* Untuk warkat jenis wesel, cek, surat pembelian atau order bisa disusun dengan cara sistem nomor yaitu dengan melihat nomor cek, wesel atau surat pembelian yang ada, disusun dari nomor yang terkecil sampai yang terbesar atau bisa sebaliknya.
* Dengan Filling sistem suatu rangkaian kerja akan teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan.

Tahap Revisi

* Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, serta tanda baca.

2. Pada warkat jenis cek, wesel, surat pembelian disusun/ditaruh dengan cara menggunakan sistem nomor, dengan melihat nomor cek apakah benar atau tidak, wesel atau surat pembelian yang ada, disusunlah dari nomor yang terkecil hingga yang terbesar atau bisa sebaliknya. Bisa juga dengan sistem wilayah, dari dan dimana surat pembelian dikeluarkan.Atau bisa dengan sistem tanggal yaitu kapan wesel, cek dan surat pembelian itu di keluarkan seperti system wilayah diatas.

3. Record retention schedule adalah suatu kebijaksanaan yang harus dilakukan dalam rangka proses manajemen, yaitu yang berhubungan dengan penggolongan, pemilihan, distribusi, maupun disposisi dari record untuk menentukan records yang mana yang perlu tetap disimpan untuk selama-lamanya serta jenis-jenis records yang mana dan yang dalam jangka waktu berapa lama pula perlu dimusnahkan karena sudah tidak diperlukan lagi.

Records terbagi menjadi 4 golongan, yaitu :

* Records yang tidak penting (non essential)
* Records yang tidak dimanfaatkan
* Records yang penting
* Records yang sangat penting.

4. Tabulating, yaitu memasukkan data-data yang sudah dikelompokkan ke dalam tabel-tabel yang mudah dipahami. Tabulating juga mengumpulkan data dan fakta yang sesuai dengan cakupan bidang masing-masing menjadi suatu daftar atau tabel sehingga tidak terjadi pengulangan kata atau kalimat, sehingga bisa memberikan analisa yang rasional, objektif dan menunjukkan logika hubungan antara data, fakta peristiwa dan dampaknya.

tugas 4 teori organisasi umum

Materi – MIS COMMUNICATION

Soal
1. Jelaskan syarat komunikasi yang baik dan berhasil
2. Apa yang sebaiknya dilakukan untuk mengatasi penyimpangan data yang efisien dan fleksibel
3. Sebutkan cara peyusunan paper/warkat yang saudara ketahui
4. Sebutkan Prinsif dalam dari Tata Kerja, Sistem Kerja dan Prosedur Kerja

Jawab
1. Syarat komunikasi yang baik dan berhasil :

> Syarat utama untuk bisa berkomunikasi dengan baik hanya satu. Yakni kerelaan mendengarkan apa yang lawan bicara ucapkan. Tentu saja bukan mendengarkan secara pasif, namun secara aktif. Artinya, Anda memberi perhatian. Wujudnya bisa komentar, tanggapan, keterbukaan, dan juga berdiam diri.

> Usahakan agar kita sendiri mencapai keterangan yang lengkap. Yakni kita mengerti jelas apa yang sedang dibicarakan.

> Usahakan agar terdapat adanya kepercayaan pada kedua belah pihak. Kepercayaan sangat penting dalam hal berkomunikasi, terutama hal-hal yang sangat rahsia.

> Usahakan untuk mencapai dasar pengalaman yang sama.

> Gunakanlah kata-kata yang dikenal oleh masing-masing pihak.

> Usahakanlah agar perhatian pihak yang menerima intruksi tetap ada.

> Perhatikanlah hubungan-hubungan.

> Gunakanlah contoh-contoh dan alat-alat visual.

> Praktekanlah penangguhan reaksi.

> Prinsip komunikasinya harus benar.

2. Sebaiknya data yang sudah di simpan lebih baik di backup, agar apabila hilang ataupun rusak karena sesuatu jadi bisa di pakai kembali. Dan juga melakukan pemeriksaan ulang pada data tersebut, sampai datanya benar.

3. Tahap-tahap Penyusunan Makalah/paper

- Persiapan

> Mengumpulkan dan membaca buku-buku untuk memilih dan menentukan topik;

> Membaca buku-buku untuk memperluas pengetahuan yang berhubungan dengan topik yang telah terpilih mengembangkan kerangka makalah

- Penulisan

> Kegiatan pengembangan kerangka makalah menjadi sebuah makalah

- Pemeriksaan (Revisi)

>Pemeriksaan terhadap isi dan penggunaan kata, kalimat, ejaan, dan tanda baca

Kerangka makalah/paper

BAB 1 PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

1.2 Permasalahan

1.3 Tujuan

1.4 Metode Pengumpulan Data

1.5 Sistematika

BAB 2 PEMBAHASAN

BAB 3 PENUTUP

3.1 Simpulan

3.2 Saran

DAFTAR PUSTAKA


4. Prinsip-prinsip dalam tata kerja, prosedur dan system kerja :

* Tata kerja, prosedur keja dan system kerja harus disusun dengan memperhatikan segi-segi tujuan , fasilitas, peralatan, material, biaya dan waktu yang tersedia serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan.
* Untuk mempersiapkan hal-hal itu dengan setepat-tepatnya maka haruslah terlebih dahulu dipersiapkan adanya penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema, klasifikasi, jabatan, analisa jabatan, unsur kegiatan organisasi dan semacamnya.
* Pilih salah satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagan prosedurnya.
* Selanjutnya harus dibuat dan dijelaskan daftar dari tiap-tiap detail pekerjaan yang harus dilakukan berikut lamanya waktu yang diperlukan untuk melaksanakan bidang tugas yang termaksud.
* Dalam penetapan tahap-demi tahap dalam rangkaian pekerjaan (misalnya soal prosedur surat keluar) maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus betul-betul terdapat saling hubungan yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke arah satu tujuan.
* Dan tiap-tiap tahap itu harus betul-betul merupakan suatu pekerjaan yang nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang dimaksud.
* Di samping itu harus ditetapkan pula skill atau kecakapan dan ketrampila tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas yang termaksud. Jadi ini dimaksudkan untuk tidak memperpanjang prosedur kerja. Dengan kata lain prosedur kerja disusun bukena berdasarkan jumlah (quantity) tenaga kerja yang ada, melainkan berdasarkan skill (quality) tenaga kerja yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan suatu bidang pekerjaan tertentu.

tugas 3 teori organisasi umum

Soal
1. Sebutkan gaya kepemimpinan yang saudara ketahui
2. Sebutkan manfaat dari organisasi informal
3. Sebutkan beberapa jenis bagan struktur organisasi

Jawab
1.Beberapa gaya kepemimpinan:
1.1 Gaya kepemimpinan Otoriter
Adalah gaya pemimpin yang memusatkan segala keputusan dan kebijakan yang diambil dari dirinya sendiri secara penuh. Pada gaya kepemimpinan otokrasi ini, pemimpin mengendalikan semua aspek kegiatan. Pemimpin memberitahukan sasaran apa saja yang ingin dicapai dan cara untuk mencapai sasaran tersebut, baik itu sasaran utama maupun sasaran minornya.

Pemimpin juga berperan sebagai pengawas terhadap semua aktivitas anggotanya dan pemberi jalan keluar bila anggota mengalami masalah. Dengan kata lain, anggota tidak perlu pusing memikirkan apappun. Anggota cukup melaksanakan apa yang diputuskan pemimpin.Kepemimpinan otokrasi cocok untuk anggota yang memiliki kompetensi rendah tapi komitmennya tinggi.

1.2 Gaya kepemimpinan Demokratis
Gaya kepemimpinan demokratis adalah gaya pemimpin yang memberikan wewenang secara luas kepada para bawahan. Setiap ada permasalahan selalu mengikutsertakan bawahan sebagai suatu tim yang utuh. Dalam gaya kepemimpinan demokratis pemimpin memberikan banyak informasi tentang tugas serta tanggung jawab para bawahannya.
Pada kepemimpinandemokrasi, anggota memiliki peranan yang lebih besar. Pada kepemimpinan ini seorang pemimpin hanya menunjukkan sasaran yang ingin dicapai saja, tentang cara untuk mencapai sasaran tersebut, anggota yang menentukan. Selain itu, anggota juga diberi keleluasaan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya.Kepemimpinan demokrasi cocok untuk anggota yang memiliki kompetensi tinggi dengan komitmen yang bervariasi

1.3 Gaya kepemimpinan Bebas
Pemimpin jenis ini hanya terlibat delam kuantitas yang kecil di mana para bawahannya yang secara aktif menentukan tujuan dan penyelesaian masalah yang dihadapi.Gaya kepemimpinan demokratis kendali bebas merupakan model kepemimpinan yang paling dinamis. Pada gaya kepemimpinan ini seorang pemimpin hanya menunjukkan sasaran utama yang ingin dicapai saja. Tiap divisi atau seksi diberi kepercayaan penuh untuk menentukan sasaran minor, cara untuk mencapai sasaran, dan untuk menyelesaikan masalah yang dihadapinya sendiri-sendiri. Dengan demikian, pemimpin hanya berperan sebagai pemantau saja.
Sementara itu, kepemimpinan kendali bebas cocok untuk angggota yang memiliki kompetensi dan komitmen tinggi. Namun dewasa ini, banyak para ahli yang menawarkan gaya kepemimpinan yang dapat meningkatkan produktivitas kerja karyawan, dimulai dari yang paling klasik yaitu teori sifat sampai kepada teori situasional.

2. Manfaat organisasi informal adalah :
- Sebagai pendukung tujuan organisasi
- Sebagai alat komunikasi tambahan
- Sebagai alat pemuas kebutuhan sosial
- Dapat membantu manajer yang kurang mampu

3. Beberapa jenis struktur bagan organisasi:
- Segitiga Vertikal
- Segitiga Horizontal
- Kerucut Vertikal Horizontal
- Lingkaran
- Setengah lingkaran
- Oval

materi kepemimpinan

Soal
1. Jelaskan Ruang lingkup ORMET
2. Mengapa uang bisa dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja
3. Apa sebab timbulnya organisasi informal
4. Apa yang dimaksud dengan ‘ Jendela Johari’

Jawab
1. RUANG LINGKUP O & M
- Analisis Organisasi (Organizational Analysis)
Yaitu mendiagnosis dan menganalis tugas pokok, pengelompokan fungsi-fungsi, rentang kendali, dan lain-lain prinsip organisasi yang umumnya tertuang dalam struktur organisasi.

- Komunikasi dalam organisasi (Communication in Organization)
Adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.

- Tata kerja, Tata aliran, dan sistem (Work methods, procedur & System)
Merupakan suatu pelaksanaan dari kegiatan dengan benar dan berhasil sehingga tercapai ke tingkat efisiensi yang maksimal melalui tahapan-tahapan yang meliputi asal-muasal dan arah tujuan, kapan harus diselesaikan, dan alat yang digunakan yang membentuk pola tertentu yang digunakan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tersebut.

- Pendayagunaan mesin kantor (Office mechine)
Memaksimalkan hasil kerja dengan menggunakan fasilitas kantor demi mempermudah dan mempersingkat pekerjaan.

- Pentingnya tata ruang kantor & penyusunan perencanaan (Office layout and space planning)
Dilakukan agar semua aspek bisa terselesaikan dengan efektif dan efisien.

- Kesimpulan akhir (Final Conclusion)


2. Uang merupakan suatu alat yang digunakan dalam proses jual dan beli. Jika ingin membeli suatu benda kita harus membayarnya menggunakan uang. Manusia memiliki kebutuhan hidup meliputi ; bahan, pangan, dan sandang. Untuk memenuhi itu semua diperlukan uang sebagai mediatornya. Tidak ada uang, maka tidak akan ada barang yang anda inginkan. Maka dari itu uang dijadikan sebagai motivasi dalam bekerja karena ingin memenuhi kebutuhan hidupnya.

3. Beberapa alasan yang menjadi penyebab munculnya organisasi informal, yaitu :
- Pada dasarnya setiap manusia merupakan makhluk social. Artinya manusia memiliki kebutuhan untuk mendapatkan kepuasan dalam berinteraksi dengan orang-orang dilingkungannya.
- Jika dalam organisasi formal kebutuhan tersebut kurang dapat dipenuhi maka ia akan mencari sumber lain untuk memuhi kebutuhannya. Itulah organisasi formal.
- Muncul karena adanya sekelompok orang yang memiliki kebutuhan yang sama.
Kebutuhan-kebutuhan yang mendasari terbentuknya organisasi informal :
• Kebutuhan social
• Pengetahuan tentang perilaku yang dapat diterima
• Perhatian atau simpati
• Bantuan dalam pencapaian tujuan
• Kesempatan berpengaruh dan berkreasi
• Pelestarian nilai-nilai budaya
• Komunikasi dan informasi

4. ‘jendela johari’ merupakan salah satu cara untuk melihat dinamika dari self-awareness yang berkaitan dengan perilaku, perasaan, dan motif kita. Model yang diciptakan oleh Joseph Luft dan Harry Ingham di tahun 1955 ini berguna untuk mengamati cara kita memahami diri kita sendiri sebagai bagian dari proses komunikasi.